İş Toplantıları Nasıl Yönetilmeli?
hepimizaileyiz.com.tr Yayın : 23.05.2012
Başkanlık makamı pek tatlıdır. İster bir şirketin patronu, ister bir bölüm şefi ya da birileri tarafından toplantıyı yönetmekle görevlendirilmiş olalım, başkanlık makamında bir tür onur duyarız. Bu güzel duyguya kendimizi aşırı kaptırır ve bizim başkan oluşumuzun herkesin hoşuna gittiğini varsayarak toplantı yaparsak, bunun verimli bir toplantı olma ihtimali çok azdır. “Konuşa Konuşa” kitabının yazarları Ayşe Bilge Dicleli ve Serra Akkaya bakın toplantı yönetmenin inceliklerini nasıl anlatıyor.
Toplantılar, ister iş hayatının isterse yaptığımız herhangi bir faaliyetin en heyecan verici ve tatmin edici parçasıdır. Ne var ki, birçok toplantı katılımcıların samimiyetsizliği, art niyetleri (filancaya rezil etmek gibi) ya da ilgisizliği nedeniyle herkesi hüsrana uğratır.
“Sen Şimdi Gününü Görürsün”
Bulunduğumuz ortamlarda şu ya da bu nedenle iyi anlaşamadığımız, kızdığımız kişilerle bir toplantıda bir araya geldiğimizde, “İşte beklediğim fırsat, sen şimdi gününü görürsün” diyebiliriz. Bizi inciten kişi ister toplantının yöneticisi ister üyesi olsun, “konuyu katkıda bulunma” maskesi altında derhal onun görüş ve önerilerine karşı çıkmaya ve saldırmaya başlarız. Demek ki, verimli bir tartışmaya ne yön vermek ne de katılmak kolay bir şeydir.
Toplantıyı yöneten kişi katılanların üstü veya patronuysa, bir başka tuzak daha söz konusu olur. Katılanlar yöneticinin duymak istediği şeyleri söyleme eğitilimi gösterir ve bu doğal bir tepkidir. Toplantı başkanı, örgüt ya da kurum içindeki ödül-ceza sistemini çoğu zaman toplantılarda da sürdürme eğiliminde olabilir. Ancak bu durumda en iyi sonuca ulaşıp ulaşamayacağı bir soru işaretidir.
Bütün bu insani zaaflarımız gösteriyor ki, verimli bir toplantı olması için:
•Görüşlerin açıkça ifade edilebileceği,
•Kimsenin kişiliğine saldırılmadığı ,
•Kusurlu ya da uygunsuz düşünce ve fikirlerin de rahatlıkla dile getirilebildiği
bir atmosfer yaratılması çok önemlidir. Bu atmosferi başkan belirler ama üyelerin katkısı da çok büyüktür.
Toplantı Başkanı, Kişilik Çatışmalarının Önüne Nasıl Geçebilir?
Toplantılara katılan herkes, karşısındakinin kişiliğini zedelememeye özen göstermelidir. Sürekli üstü örtülü konuşur ve asıl düşündüğümüzü söylemezsek, bu ilk başta hayatımızı kolaylaştırır gibi görünebilir, ancak uzun dönemde size saygınlık kazandırmaz.
Cepheden saldırmak ise
karşımızdakinin kendisini tehdit altında hissetmesine yol açar; bu kez o da bize sataşmaya başlar. Burada en etkili yöntem görüşleri açık seçik ifade etmek, söylemek istediklerimizi karşımızdakini tehdit etmeden belirtmektir.Başkanın görevi, kişilik çatışmalarını değil, fikir tartışmasını
körüklemektir. İki insan arasında bir kişilik çatışması patlak vermişse, başkan yansız bir katılımcıya soru yönelterek tartışmayı başka bir yöne kaydırmalıdır.Önerileri Bastırma Refleksi
Öneriler günümüzde hayatın en önemli ihtiyaçlarındandır. Öneriler, gelecekteki başarının tohumlarıdır. Bu nedenle, toplantı atmosferinde önerileri bastıracak unsurların bulunmaması gerekir. Statü yarışmasının söz konusu olduğu toplantılarda A Bey, B Bey’in getirdiği öneriye rahatlıkla burun kıvırabilir. O andan itibaren de toplantı kısır bir döngüye girer.
Başkan, her öneriye fırsat tanımalı, bu öneriyi not almalı, sözlü olarak veya beden diliyle bastırma refleksini ifade etmemeye özen göstermelidir. Pek az öneri ilk haliyle bastırmaya karşı direnebilir. Bu nedenle önerilerin en iyi yanlarının çekilip çıkarıldığı ve herkesin bunları işleyip geliştirmesinin sağlandığı bir tarzın ağır basması verimli bir toplantı için zorunludur.
Herkesin Onaylanmaya İhtiyacı Vardır
İnsan her durumda başarı ve onaylanmaya ihtiyaç duyar. Bu nedenle toplantı başkanının, toplantıyı kapatırken herkese teşekkür etmesi, katkılara değer biçmesi çok önemlidir. Son madde çözüme kavuşturulmamış olsa bile, daha önce mutabakat sağlanmış noktalara vurgu yapmak, insanların toplantıdan olumlu bir ruh haliyle ayrılmasına katkıda bulunur.
