Toplantılarda Ne Yapmalı Ne Yapmamalı

hepimizaileyiz.com.tr
Yayın : 04.08.2010

Çalışma hayatındaki toplantılar, ekip çalışmasını can damarıdır; ekibi ekip, lideri lider yapar. Ekip üyelerinin birbirlerini tanıdıkları, uyum sağladıkları ve ortak amacı gerçekleştirmek için hedefleri belirledikleri sosyal ortamdır. İşte size çalışma hayatında bu denli önemli olan toplantılarda yapılması ve yapılmaması gerekenlere dair birkaç ipucu:

Yapılmalı:

Toplantı süresi mümkünse iki saatle sınırlanmalı.
Toplantı odası çok önceden ayırtılmalı.
Toplantıyla ilgili belgeler (gündem, raporlar, öneriler, taslaklar) katılımcılara önceden verilmeli.
Oturma düzenini içeriğine uygun olması ve gerekli malzemelerin, (kalem, kağıt, yazı, levha ya da tahtası,

tebeşir, tepegöz vb.) toplantıdan önce yerinde olması sağlanmalı.
Toplantı sırasında aralıklarla gündeme işaret edilmeli.
Toplantını sadece belli bir bölümüne katılacak kişiler varsa, onların gündemin ilgili maddesinde hazır bulunmaları sağlanmalı.
Toplantıya katılamayacak ya da yerine başkasını gönderecek olanlar bunu toplantıyı düzenleyen kişiye önceden bildirmeli.
Toplantı odası kirletilmemeli, ayrılırken sandalyeler ve masalar düzenli bırakılmalıdır.

Yapılmamalı:

Toplantıya katılanların sayısı mümkünse 10’u aşmamalı.
Gecikenler nedeniyle toplantı geç başlatılmamalı; zamanında gelenlere saygı gösterilmeli.
Toplantılar işin gidişatıyla ilgili bir araç olarak sürekli kullanılmamalı.
Haklı bir gerekçe olmadıkça gündem maddeleri öngörülenden daha uzun süre tartışılmamalı.
Aynı anda birden fazla kişi konuşulmamalı.
Katılanlar gündem dışına çıkılmamalı.
Gerektiğinde “Bu toplantıyı niçin yapıyoruz?” sorusunu sormaktan çekinilmemeli.
Toplantının, belirtilen amaç için en uygun araç olup olmadığını düşünmekten kaçınılmamalıdır.
Konuşa Konuşa İletişimin Sırları